Trabalhar já é difícil. Imagine prestar contas... e trabalhar. Mas é uma rotina na qual precisamos investir para que nosso trabalho seja, ao menos, mais visto pelos colegas. E isso também é importante para a melhora do trabalho de equipe. Neste post dou algumas dicas sobre como é possível organizar essa rotina com algumas ferramentas de produtividade.

Usando o Slack como área de trabalho remoto

O vídeo a seguir mostra uma rotina simplificada de como prestar contas. Capturei o telefone com o Jibble à esquerda e a respectiva equipe no Slack. Basicamente, o que o vídeo mostra é um usuário (no caso eu 🙂) navegando dentro do aplicativo do Jibble no iPhone e selecionando: In/Out → In → Confirm In.

Como é intuitivo, para que a integração funcione, o administrador precisa ter criado as contas tanto no Jibble quanto no Slack. Depois o administrador precisa convidar a equipe, por email, para fazer parte em cada um dos sistemas. Por fim, integrará os serviços, convidando o bot do Jibble para habitar a área de trabalho do Slack. Mas realmente isso só interessa ao administrador.

Do ponto de vista do usuário, ele somente receberá os convites, cadastrará suas senhas e, se desejar, também vai instalar os aplicativos nas plataformas de sua preferência. Aqui estamos demonstrando o Jibble no telefone e o Slack no computador e a rotina capturada é a que vai regitrar meu check-in.

Como a equipe do Jibble está integrada por meio do Slack, todos serão notificados, no respectivo canal, de que estou trabalhando no momento. Veja a notificação que surge no canto inferior direito da tela, ao final da linha do tempo do canal. Ao terminar, tudo o que preciso fazer é: In/Out → Out → Confirm Out.

Além do controle de ponto: o que foi efetivamente feito

Essa simples interação vai gerar informação suficiente para saber quem trabalhou, por quanto tempo e em qual frequência. Mas o sistema permite saber muito mais sobre o trabalho. Veja, por exemplo, outra equipe que tenho no Jibble, ligado a outro espaço de trabalho no Slack. Essa outra equipe já tem uma cultura estabelecida de prestação de contas com mais detalhes.

Lá foi habilitado um campo chamado "Optional Note/Task", no qual usuário informa o que pretende fazer ao iniciar seu turno de trabalho. Igualmente, ao fazer o seu check-out, o mesmo campo vai aparecer e o usuário terá a chance comentar se cumpriu ou não o que pretendia fazer.

Para usuários experientes, basta informar o que conseguiu realizar ao fazer ao check-out, sendo o primeiro registro dispensável. De outro lado, a experiência mostra que usuários menos aplicados simplesmente podem não se lembrar de fazer o check-out, deixando uma lacuna no sistema. Por isso é importante se acostumar a lançar também o que você pretende fazer ao iniciar o turno de trabalho.

Não é tema deste post, mas o Jibble tem uma série de configurações adicionais e que esperamos que usuário descubra ao usar o aplicativo. A primeira funcionalidade que o usuário notará é que sempre programo um check-out automático a cada quatro horas. O efeito prático é que o usuário "esquecido" ficará sempre marcado pelo "auto check-out" e não terá a oportunidade de registrar o que conseguiu realizar. Naturalmente, esse é um ponto negativo e que ficará registrado para futura avaliação. 😇

PS: Gostou? Quer saber mais? Veja o Help do Jibble sobre como fazer check-in sem ter que instalar o aplicativo.