Documentos vs. bases de dados

Já tratei em posts anteriores sobre como uso notas e outlines para facilitar meu processo de escrita. Tratei também dos editores de texto que uso em diferentes circunstâncias, sempre comparando opções disponíveis para Mac:

Notas vs. Outline: que tipo de pessoa é você no mundo da produtividade?
Uma nota é um fragmentos de texto sem estrutura hierárquica. Já um outline é uma sequência de notas com estrutura hierárquica. Geralmente, um aplicativo de notas depende de um bom sistema de busca, já que a organização do conteúdo não depende de estruturas aninhadas. Trata-se de uma abordagem uni…
Minha lista de editores de texto
Lista dos editores de texto que mais gosto, separados por complexidade e preço.
E hoje quero cuidar de um assunto diferente, relacionado a como guardar e recuperar a informação que você gera.

Muitas pessoas são totalmente passivas em relação à formação da sua base de conhecimento, deixando que as informações se acumulem no seu Whatsapp, Gmail, etc. Com isso, não chegam nem a saber onde procurar quando precisam de uma informação. Nada mais previsível, pois chat e email não são bases de conhecimento.

A rigor, aplicativos de base de conhecimento, como o DEVONthink, Yojimbo e EagleFiler, coletam, organizam e permitem a recuperação dos documentos do seu computador. Esse tipo de aplicativo é bastante caro e não se encaixa no meu fluxo de trabalho. A principal razão é que venho abandonando a organização de documentos e pastas para me concentrar bases de dados que, eventualmente, apontem para documentos.

O problema dos documentos

Vamos começar de um problema que pode ser bastante crítico: a busca em diversos pdfs. Não acho que seja necessário aderir a uma base de conhecimento tão cara como o DEVONthink somente para desempenhar essa função. Se esse realmente for um problema central para você, recomendo usar o PDF Search (pois é menos caro, USD 40). E, ao que me recordo, o Mendeley seria uma opção gratuita para isso.

Mas o que realmente me pergunto é se isso seria necessário para a maioria das pessoas. Suponho que a busca do próprio Mac (Spotlight) seja suficiente para quase todo mudo, pois a busca em pdfs é nativa. Então esse é um ponto que me parece superado.

Se você - como eu - escreve em markdown terá bases de conhecimentos nativas dos editores de texto. Ainda que assim não fosse, markdown é texto puro facilmente recuperável de toda forma. Aliás, essa é uma das razões para não escrever em Word, fazendo escolhas por padrões abertos. Assim, até aqui, cobrimos os documentos que você recebeu, escreveu ou encontrou na internet.

O problema das notas

Agora chegamos ao ponto que realmente me interessa, que são as notas. Existem diversos aplicativos de notas que funcionam como verdadeiras bases de conhecimento textuais. Um bom exemplo é o Bear, cuja organização é feita por meio de tags e de uma ferramenta de busca.

E passou a existir também uma nova geração de aplicativos de notas, dentre os quais o Roam Research parece ser o mais badalado. Trata-se de uma proposta bastante sofisticada, centrada na criação de links entre notas:

Arte do site do Roam Resarch

Infelizmente, o Roam Resarch não aceitou meu convite para ser usuário beta. Mas o aplicativo tem uma demo aberta que permite concluir do que se trata. O conceito do aplicativo é ser um outline com "backlinks". Ou seja, cria links entre diversos pontos da base de conhecimento, permitindo ir e vir entre eles. Essa proposta contrasta com  Obsidian, que é um aplicativo de notas com "backlinks".

Além dessa diferença, o Obsidian trabalha com uma pasta local do seu computador (não em um servidor remoto), na qual você deve manter arquivos em markdown. Com essa escolha, você é dono dos seus dados.

Arte do site do Obsidian demonstrando a ênfase nos backlinks

Realmente é uma proposta corajosa do ponto de vista do negócio, uma vez que não será preciso pagar nenhuma assinatura para usar o aplicativo. Ao que tudo indica, serão pagos somente serviços opcionais de criptografia, controle de versão, hospedagem, publicação e edição colaborativa.

Com tudo isso, o Obsidian me pareceu supeior ao Roam Research em todos os pontos, inclusive em termos de interface. Segue um exemplo de como você pode dividir sua tela abrindo o mesmo documento em múltiplas janelas e em diferentes pontos. Realmente, me parece um aplicativo muito promissor.

Arte do site do Obsidian demonstrando as formas de oganização da tela

Conclusão

As bases de conhecimento tradicionais são organizadas para gerenciar documentos. Embora reconheça o valor dessa abordagem, tenho melhores resultados organizando notas em um nível mais granular. Por isso recomendo utilizar um aplicativo de notas para montar sua base de conhecimento e, atualmente, o Obsidian me parece a melhor alternativa.

Entendo, contudo, que minha abordagem possa ter sido muito radical, pois exige trabalhar com arquivos em markdown e sem um serviço de sincronia ou hospedagem. Se esse é o seu caso, talvez queira optar por um aplicativo de uso mais cômodo, com organização centrada nas tags (caso do Bear) ou com interface mais rica (caso do Notion).

Além dessas opções com bons planos gratuitos, existem inúmeros aplicativos: Archbee, Confluence, Gitbook e Nuclino, entre outros. Com esses termos na mão, você poderá fazer sua própria pesquisa no Google. Mas acho que a tendência é que essas ferramentas atendam muito mais às demandas de wikis corporativos do que de uma base de conhecimento pessoal.

E, quanto o assunto é base de conhecimento pessoal, é muito mais importante ter velocidade e profundidade nos relacionamentos do que uma interface rica. Nesse caso, realmente, beleza não põe mesa.


PS: Se você está tão animado quanto eu, veja o vídeo de Matt Laker sobre o assunto e ele confirmará tudo isso que estou dizendo aqui: