Controle de ponto para equipes remotas: fiscalizar ou estimular?

Controlar o ponto de alguém é algo chato para quem cobra e para quem presta contas. Além disso, é uma atividade improdutiva, de modo que o ideal é integrar a prestação de contas à atividade de operação propriamente dita. Quanto menos fricção melhor. Quanto menos a pessoa sentir que está parando seu trabalho para prestar contas, melhor.

E, se você conseguir integrar à prestação de contas uma espécie de satisfação por ter completado uma tarefa, isso é algo também muito desejável para manter sua equipe unida e produtiva.

Criando a cultura de prestar contas

Aqui entra o título do texto e seu dilema entre fiscalizar ou estimular: timetracking (ou elaboração de timesheet) é a atividade de gerar relatórios para cobrança de serviços prestados por profissionais que trabalham por hora; enquanto o worklog é uma atividade mais simples, cujo propósito é dar visibilidade ao trabalho realizado. Outro nome que essa atividade leva, em sua variação mais simplificada, é status report. A ênfase nessas atividades varia entre fiscalizar e estimular a participação na prestação de contas.

Especialmente para as pessoas que não estão acostumadas a trabalhar por hora, o satisfação social de compartilhar uma tarefa cumprida pode ser o que faltava para aderir a uma forma de trabalhar essencial aos times remotos.

Com isso quero dizer que, para criar a cultura de prestação de contas (pelo fiscalizar), talvez a porta de entrada seja um worklog simplificado, pois meio do qual as pessoas simplesmente sintam que seu trabalho é visto e seu progresso comemorado (pelo estimular). Se esse objetivo for cumprido, você terá condições de aprimorar o fluxo de trabalho e colher mais informação sobre a produtividade da equipe, aprimorando o fluxo de trabalho.

Esses dados podem embasar uma decisão melhor na hora crítica de decidir quem fica em quem tem que sair da equipe. Ou seja, acompanhar o progresso da equipe com base em dados não é algo meramente burocrático. A coleta dessa informação é essencial para gerir a própria equipe e saber quem está indo bem e que não está.

A ferramenta adequada

Se estamos tratando de controle de ponto, estamos falando de um trabalho remunerado, o que significa também que dificilmente o aplicativo será gratuito.

No geral, um bom aplicativo para essa finalidade custa USD 4,00/mês/usuário. Pode até ser que seja gratuito, como é o Workingon, caso em que não estarão disponíveis integrações com a sua plataforma de trabalho, chat preferido, etc. Um competidor que se promove por ser gratuito é o Supdate. Uma alternativa mais madura - e que vai além do worklog motivacional - é o Idonethis. Como era de se esperar, o Idonethis não tem versão gratuita.

Se você precisa de uma solução mais orientada à cobrança de horas, considere o Toggl ou o Harvest. Particularmente, gosto muito da seleção promovida pelo Zapier, na qual constam esses dois aplicativos como os mais indicados.

Do meu ponto de vista, uma das vantagens de investir em uma ferramenta de controle de ponto remoto é se livrar de muitos emails. Por isso não vejo sentido em investir em uma solução que funcione em torno do email, como é o caso do TeamColony ou do StatusHero. Na verdade, é possível notar que todos os aplicativos mais modernos estão deixando o email de lado e construindo seu funcionamento com base em plataformas, a exemplo do Jibble ou do Jell e sua integração com o Slack.

Apesar da grande utilidade dessses aplicativos, ao aprofundar a pesquisa para escrever o post, achei muito curioso que as ferramenta sejam pouco populares no meio das startups. Seja como for, para uma lista completa, veja o ranking de recomendações da Stacklist. Fiquei com a impressão que a pessoa que trabalha dentro da startup não deve trabalhar por hora. Trabalho por hora tende a ser mais um traço de negócios já estabelecidos, o que me parece ser a razão da baixa popularidade dessa classe de aplicativos em listas de recomendação de ferramentas para startup.

Conclusão

Como você pode perceber, é bastante difícil distinguir os aplicativos que pretendem apenas manter a equipe motivada (ao compartilhar cada tarefa cumprida) daqueles aplicativos mais complexos, cuja missão é gerar relatórios para cobrança de horas. Existem muitas opções no mercado para qualquer ponto da jornada que você esteja: compartilhamento de status, registros de entrada e saída de ponto (check-in) ou mesmo a elaboração de relatórios de cobrança.

O amadurecimento da sua equipe e o seu ponto nessa jornada (se precisa aprimorar como trabalhar ou como cobrar) é que será o mais determinante na escolha do software. Opções não faltam. O mais difícil é se dar conta de qual o verdadeiro problema que você precisa resolver.