Comparativo: Notion vs. Bases de conhecimento tradicionais
Como escolher a melhor solução de perguntas frequentes e manual para um pequeno projeto?
A proposta do Notion
Já tratei aqui de como organizar uma base de conhecimento pessoal a partir de notas de texto. E, como o próprio nome diz, não se trata de uma base voltada ao compartilhamento dessas informações. Afinal, se você quiser compartilhar algo, precisará que essa informação esteja hospedada em algum serviço da internet.
Divulguei também recentemente que o Notion passou a ter um plano que permite a você compartilhar justamente esse tipo de informação, oferecendo portanto mais do que uma base de conhecimento pessoal. Isso significa que você pode sim usar o plano gratuito do Notion para hospedar uma base de conhecimento (com perguntas frequentes, tutoriais, manuais, etc), desde que estejamos falando de um pequeno projeto.
Henrique Costa
Henrique Costa
Afinal, como o Notion se compara com outras ferramentas de base de conhecimento?
Enquanto o Notion é uma ferramenta para organização de conteúdo (genericamente falando), as alternativas criadas para dar suporte a projetos (independentemente do seu porte) são marcadas pelo fluxo de trabalho que pretendem atender.
Softwares de suporte
Uma boa categoria de comparação para o nosso propósito é composta das ferramentas voltadas a atendimento do público, categoria também conhecida por help desk. O Zendesk é um exemplo, pois, ainda que seja centrado no recebimento de tíquetes, oferece uma base de conhecimento a um preço relativamente acessível (USD 5/mês).
Na verdade, você tem que pagar pela ferramenta de gestão de tíquetes de suporte e termina recebendo acesso à base de conhecimento, chamada Guide. Se estiver interessado nessa conjugação, pode ser uma alternativa. Mas, para mim, infelizmente o preço ainda é um problema.
O Zendesk nos leva a duas comparações assemelhadas, uma mais cara e uma mais barata. A mais cara é o Intercom (USD 99/mês, ou seja, proibitivo) e a mais barata é o Freshdesk, que tem um plano gratuito muito bom. A única desvantagem do Freshdesk é que só é possível customizar a aparência do seu portal de suporte nos planos mais caros (USD 49/mês).
Em resumo, bons softwares de suporte também oferecem, entre inúmeras opções, uma base de conhecimento. Você pode tirar vantagem disso, na medida em que essas ferramentas podem ter estratégias de cobrança que permitam o uso de uma base de conhecimento de forma gratuita ou a um preço acessível.
Essa oportunidade se deve a que portais de suporte, cada vez mais, estão oferecendo serviços complexos, o que inclui: automação de atendimento por meio de bots, integração da base de conhecimento com chat, suporte de diversos canais (incluindo Whatsapp, telefone e redes sociais), etc. Como as empresas tendem a cobrar por esses serviços sofisticados, a base de conhecimento em si pode terminar sendo oferecida de graça.
Softwares de documentação
Outra categoria de ferramentas que oferece bases de conhecimento são os softwares de documentação. A perspectiva é um pouco diferente da oferecida pelas soluções de suporte, pois dificilmente incluirão as funcionalidades de automação anteriormente listadas. Isso não quer dizer que sejam baratas, pois são ferramentas complexas ao seu modo.
O Gitbook tem um plano gratuito bastante interessante. O produto é espetacular, mas ainda não tem tradução para português. Na faixa de preço intermediária, existe o Confluence (USD 10/mês). Entre as opções mais caras e inviáveis para meu orçamento, o ReadMe tem planos iniciando em USD 99/mês.
Na verdade, como o mundo da documentação pretende atender desenvolvedores, é possível encontrar uma série de ferramentas gratuitas ou muito baratas. Mas, como o público é de desenvolvedores, possivelmente você precisará ser um desenvolvedor para instalar e gerir programas como o Sphinx, MkDocs, Docusaurus ou Read the Docs.
Preparando a conclusão...
O formato de base de conhecimento tem uma estrutura muito útil. Por ser independente de uma linha do tempo, trata-se de uma opção de organização bastante complementar a um blog, por exemplo. Mas também pode funcionar de forma autônoma. Eu mesmo, se soubesse disso no passado, teria utilizado a abordagem de base de conhecimento para resolver algumas demandas que terminaram não sendo bem atendidas por um blog.
Pode ser então que você, assim como eu, precise muito mais de uma base de conhecimento do que de um blog para resolver suas demandas atuais. A título de exemplo, mais recentemente, blogs corporativos tornaram-se repositórios de casos de uso, enquanto bases de conhecimento são muito mais versáteis, podendo comportar: tutoriais, perguntas frequentes, documentação, etc.
A pergunta a que sempre retornamos é: qual é o problema que você busca resolver? Um blog é a ferramenta ideal para posts que contem uma pequena história ou apresentem uma opinião. Uma base de conhecimento, por seu turno, é a ferramenta ideal para posts que veiculem instruções de qualquer natureza. Então, basicamente, você precisa saber se quer contar uma história ou se quer divulgar instruções.
E se você quer divulgar instruções, qual a melhor forma de fazer isso?
... fechando a conclusão
Em termos de opções entre as ferramentas, as bases de conhecimento oferecidas por soluções de suporte são mais acessíveis. Já as bases de conhecimento oferecidas por soluções de documentação são mais caras.
O motivo parece ser que a estratégia das soluções de suporte é tentar vender serviços agregados (não necessariamente a base de conhecimento, mas, por exemplo, sua integração com um chat); enquanto as soluções de documentação servem somente para essa finalidade. A consequência é que elas precisam cobrar pela única solução que vendem, ainda que não ofereçam necessariamente uma experiência muito superior.
O Notion surge como uma nova alternativa, pois não é uma solução de suporte ou uma base de conhecimento propriamente dita. Na verdade, o Notion é uma ferramenta de produtividade (gratuita para uso pessoal) que permite compartilhar bases de conhecimento, sendo a opção ideal para pequenos projetos que não tenham orçamento.
Se você tiver um orçamento generoso, é pequena a chance de ter chegado ao fim desse post. Além disso, tenho a impressão que as soluções mais específicas que listei aqui (como o Gitbook) não tiveram seus aplicativos traduzidos para o português. Ou seja, nesse caso, o dinheiro não resolve completamente, pois o campo do "Documentation as a Service" parece ser oferecido apenas por empresas estrangeiras com pouco interesse no Brasil.