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Comparativo: Notion vs. Bases de conhecimento tradicionais
Como escolher a melhor solução de perguntas frequentes e manual para um pequeno projeto?
A proposta do Notion
Já tratei aqui de como organizar uma base de conhecimento pessoal a partir de notas de texto. E, como o próprio nome diz, não se trata de uma base voltada ao compartilhamento dessas informações. Afinal, se você quiser compartilhar algo, precisará que essa informação esteja hospedada em algum serviço da internet.
Divulguei também recentemente que o Notion passou a ter um plano que permite a você compartilhar justamente esse tipo de informação, oferecendo portanto mais do que uma base de conhecimento pessoal. Isso significa que você pode sim usar o plano gratuito do Notion para hospedar uma base de conhecimento (com perguntas frequentes, tutoriais, manuais, etc), desde que estejamos falando de um pequeno projeto.
Henrique Costa
Henrique Costa
Afinal, como o Notion se compara com outras ferramentas de base de conhecimento?
Enquanto o Notion é uma ferramenta para organização de conteúdo (genericamente falando), as alternativas criadas para dar suporte a projetos (independentemente do seu porte) são marcadas pelo fluxo de trabalho que pretendem atender.
Softwares de suporte
Uma boa categoria de comparação para o nosso propósito é composta das ferramentas voltadas a atendimento do público, categoria também conhecida por help desk. O Zendesk é um exemplo, pois, ainda que seja centrado no recebimento de tíquetes, oferece uma base de conhecimento a um preço relativamente acessível (USD 5/mês).
Na verdade, você tem que pagar pela ferramenta de gestão de tíquetes de suporte e termina recebendo acesso à base de conhecimento, chamada Guide. Se estiver interessado nessa conjugação, pode ser uma alternativa. Mas, para mim, infelizmente o preço ainda é um problema.
O Zendesk nos leva a duas comparações assemelhadas, uma mais cara e uma mais barata. A mais cara é o Intercom (USD 99/mês, ou seja, proibitivo) e a mais barata é o Freshdesk, que tem um plano gratuito muito bom. A única desvantagem do Freshdesk é que só é possível customizar a aparência do seu portal de suporte nos planos mais caros (USD 49/mês).
Em resumo, bons softwares de suporte também oferecem, entre inúmeras opções, uma base de conhecimento. Você pode tirar vantagem disso, na medida em que essas ferramentas podem ter estratégias de cobrança que permitam o uso de uma base de conhecimento de forma gratuita ou a um preço acessível.
Essa oportunidade se deve a que portais de suporte, cada vez mais, estão oferecendo serviços complexos, o que inclui: automação de atendimento por meio de bots, integração da base de conhecimento com chat, suporte de diversos canais (incluindo Whatsapp, telefone e redes sociais), etc. Como as empresas tendem a cobrar por esses serviços sofisticados, a base de conhecimento em si pode terminar sendo oferecida de graça.
Softwares de documentação
Outra categoria de ferramentas que oferece bases de conhecimento são os softwares de documentação. A perspectiva é um pouco diferente da oferecida pelas soluções de suporte, pois dificilmente incluirão as funcionalidades de automação anteriormente listadas. Isso não quer dizer que sejam baratas, pois são ferramentas complexas ao seu modo.
O Gitbook tem um plano gratuito bastante interessante. O produto é espetacular, mas ainda não tem tradução para português. Na faixa de preço intermediária, existe o Confluence (USD 10/mês). Entre as opções mais caras e inviáveis para meu orçamento, o ReadMe tem planos iniciando em USD 99/mês.
Na verdade, como o mundo da documentação pretende atender desenvolvedores, é possível encontrar uma série de ferramentas gratuitas ou muito baratas. Mas, como o público é de desenvolvedores, possivelmente você precisará ser um desenvolvedor para instalar e gerir programas como o Sphinx, MkDocs, Docusaurus ou Read the Docs.
Preparando a conclusão...
O formato de base de conhecimento tem uma estrutura muito útil. Por ser independente de uma linha do tempo, trata-se de uma opção de organização bastante complementar a um blog, por exemplo. Mas também pode funcionar de forma autônoma. Eu mesmo, se soubesse disso no passado, teria utilizado a abordagem de base de conhecimento para resolver algumas demandas que terminaram não sendo bem atendidas por um blog.
Pode ser então que você, assim como eu, precise muito mais de uma base de conhecimento do que de um blog para resolver suas demandas atuais. A título de exemplo, mais recentemente, blogs corporativos tornaram-se repositórios de casos de uso, enquanto bases de conhecimento são muito mais versáteis, podendo comportar: tutoriais, perguntas frequentes, documentação, etc.
A pergunta a que sempre retornamos é: qual é o problema que você busca resolver? Um blog é a ferramenta ideal para posts que contem uma pequena história ou apresentem uma opinião. Uma base de conhecimento, por seu turno, é a ferramenta ideal para posts que veiculem instruções de qualquer natureza. Então, basicamente, você precisa saber se quer contar uma história ou se quer divulgar instruções.
E se você quer divulgar instruções, qual a melhor forma de fazer isso?
... fechando a conclusão
Em termos de opções entre as ferramentas, as bases de conhecimento oferecidas por soluções de suporte são mais acessíveis. Já as bases de conhecimento oferecidas por soluções de documentação são mais caras.
O motivo parece ser que a estratégia das soluções de suporte é tentar vender serviços agregados (não necessariamente a base de conhecimento, mas, por exemplo, sua integração com um chat); enquanto as soluções de documentação servem somente para essa finalidade. A consequência é que elas precisam cobrar pela única solução que vendem, ainda que não ofereçam necessariamente uma experiência muito superior.
O Notion surge como uma nova alternativa, pois não é uma solução de suporte ou uma base de conhecimento propriamente dita. Na verdade, o Notion é uma ferramenta de produtividade (gratuita para uso pessoal) que permite compartilhar bases de conhecimento, sendo a opção ideal para pequenos projetos que não tenham orçamento.
Se você tiver um orçamento generoso, é pequena a chance de ter chegado ao fim desse post. Além disso, tenho a impressão que as soluções mais específicas que listei aqui (como o Gitbook) não tiveram seus aplicativos traduzidos para o português. Ou seja, nesse caso, o dinheiro não resolve completamente, pois o campo do "Documentation as a Service" parece ser oferecido apenas por empresas estrangeiras com pouco interesse no Brasil.
Aplicativo de notas vs. Base de conhecimento: qual é o melhor?
Comparativo entre aplicativos promissores e alternativas tradicionais para a gestão do seu conhecimento.
Documentos vs. bases de dados
Já tratei em posts anteriores sobre como uso notas e outlines para facilitar meu processo de escrita. Tratei também dos editores de texto que uso em diferentes circunstâncias, sempre comparando opções disponíveis para Mac:
Henrique Costa
Henrique Costa
E hoje quero cuidar de um assunto diferente, relacionado a como guardar e recuperar a informação que você gera.
Muitas pessoas são totalmente passivas em relação à formação da sua base de conhecimento, deixando que as informações se acumulem no seu Whatsapp, Gmail, etc. Com isso, não chegam nem a saber onde procurar quando precisam de uma informação. Nada mais previsível, pois chat e email não são bases de conhecimento.
A rigor, aplicativos de base de conhecimento, como o DEVONthink, Yojimbo e EagleFiler, coletam, organizam e permitem a recuperação dos documentos do seu computador. Esse tipo de aplicativo é bastante caro e não se encaixa no meu fluxo de trabalho. A principal razão é que venho abandonando a organização de documentos e pastas para me concentrar bases de dados que, eventualmente, apontem para documentos.
O problema dos documentos
Vamos começar de um problema que pode ser bastante crítico: a busca em diversos pdfs. Não acho que seja necessário aderir a uma base de conhecimento tão cara como o DEVONthink somente para desempenhar essa função. Se esse realmente for um problema central para você, recomendo usar o PDF Search (pois é menos caro, USD 40). E, ao que me recordo, o Mendeley seria uma opção gratuita para isso.
Mas o que realmente me pergunto é se isso seria necessário para a maioria das pessoas. Suponho que a busca do próprio Mac (Spotlight) seja suficiente para quase todo mudo, pois a busca em pdfs é nativa. Então esse é um ponto que me parece superado.
Se você - como eu - escreve em markdown terá bases de conhecimentos nativas dos editores de texto. Ainda que assim não fosse, markdown é texto puro facilmente recuperável de toda forma. Aliás, essa é uma das razões para não escrever em Word, fazendo escolhas por padrões abertos. Assim, até aqui, cobrimos os documentos que você recebeu, escreveu ou encontrou na internet.
O problema das notas
Agora chegamos ao ponto que realmente me interessa, que são as notas. Existem diversos aplicativos de notas que funcionam como verdadeiras bases de conhecimento textuais. Um bom exemplo é o Bear, cuja organização é feita por meio de tags e de uma ferramenta de busca.
E passou a existir também uma nova geração de aplicativos de notas, dentre os quais o Roam Research parece ser o mais badalado. Trata-se de uma proposta bastante sofisticada, centrada na criação de links entre notas:
Infelizmente, o Roam Resarch não aceitou meu convite para ser usuário beta. Mas o aplicativo tem uma demo aberta que permite concluir do que se trata. O conceito do aplicativo é ser um outline com "backlinks". Ou seja, cria links entre diversos pontos da base de conhecimento, permitindo ir e vir entre eles. Essa proposta contrasta com Obsidian, que é um aplicativo de notas com "backlinks".
Além dessa diferença, o Obsidian trabalha com uma pasta local do seu computador (não em um servidor remoto), na qual você deve manter arquivos em markdown. Com essa escolha, você é dono dos seus dados.
Realmente é uma proposta corajosa do ponto de vista do negócio, uma vez que não será preciso pagar nenhuma assinatura para usar o aplicativo. Ao que tudo indica, serão pagos somente serviços opcionais de criptografia, controle de versão, hospedagem, publicação e edição colaborativa.
Com tudo isso, o Obsidian me pareceu supeior ao Roam Research em todos os pontos, inclusive em termos de interface. Segue um exemplo de como você pode dividir sua tela abrindo o mesmo documento em múltiplas janelas e em diferentes pontos. Realmente, me parece um aplicativo muito promissor.
Conclusão
As bases de conhecimento tradicionais são organizadas para gerenciar documentos. Embora reconheça o valor dessa abordagem, tenho melhores resultados organizando notas em um nível mais granular. Por isso recomendo utilizar um aplicativo de notas para montar sua base de conhecimento e, atualmente, o Obsidian me parece a melhor alternativa.
Entendo, contudo, que minha abordagem possa ter sido muito radical, pois exige trabalhar com arquivos em markdown e sem um serviço de sincronia ou hospedagem. Se esse é o seu caso, talvez queira optar por um aplicativo de uso mais cômodo, com organização centrada nas tags (caso do Bear) ou com interface mais rica (caso do Notion).
Além dessas opções com bons planos gratuitos, existem inúmeros aplicativos: Archbee, Confluence, Gitbook e Nuclino, entre outros. Com esses termos na mão, você poderá fazer sua própria pesquisa no Google. Mas acho que a tendência é que essas ferramentas atendam muito mais às demandas de wikis corporativos do que de uma base de conhecimento pessoal.
E, quanto o assunto é base de conhecimento pessoal, é muito mais importante ter velocidade e profundidade nos relacionamentos do que uma interface rica. Nesse caso, realmente, beleza não põe mesa.
PS: Se você está tão animado quanto eu, veja o vídeo de Matt Laker sobre o assunto e ele confirmará tudo isso que estou dizendo aqui:
Notas vs. Outline: que tipo de pessoa é você no mundo da produtividade?
Diversas formas de organizar as atividades de apoio da sua leitura e escrita.
Notas vs. Outline
Uma nota é um fragmentos de texto sem estrutura hierárquica. Já um outline é uma sequência de notas com estrutura hierárquica.
Geralmente, um aplicativo de notas depende de um bom sistema de busca, já que a organização do conteúdo não depende de estruturas aninhadas. Trata-se de uma abordagem universal à organização e que dispensa explicações, pois todo celular vem com um aplicativo de notas suficientemente bom. Todo mundo já viu (e possivelmente já usou) algum aplicativo de notas.
Se você precisa ser apresentado a um outline, ele tem se parece com um índice. Sua principal característica são os nós que definem a hierarquia do seu conteúdo (vide Outlinely):
E, para efeito de comparação, um aplicativo de notas tem a seguinte aparência, exibindo uma lista de textos não hierárquicos (vide Bear):
Autor ou leitor?
Para mim, notas muitas vezes fazem parte de um processo de autoria. Ou seja, tendem estar mais para o lado ativo do processo de escrita. Outline, de outro lado, é uma ferramenta de consumo, de resumo, não se confundindo com uma ferramenta de autoria. Assim, tende a estar do lado passivo, sendo uma ferramenta útil para o leitor. Mas, como disse, essa é apenas minha visão.
Cada usuário deve utilizar essas ferramentas como faça mais sentido para o seu fluxo de trabalho. No meu caso, por exemplo, se eu for expor um texto de alguém, possivelmente farei um outline como preparação da apresentação. De outro lado, se eu for escrever um texto, possivelmente tomarei notas de outros texto, ao tempo em que escrevo o meu próprio texto.
Nessa linha, é bastante incomum encontrar uma ferramenta de outline voltada ao público que escreve textos longos. Por exemplo, o Workflowy, uma opção bastante aclamada para elaboração de outlines, apresenta dois casos de uso apenas: listas e notas. O Dynalist, outra opção consagrada, se propõe a ser um organizador no qual você pode aninhar informação e conectar os pontos.
Da mesma forma, as opções de ferramenta para outline tendem a se colocar como solução para listas, planejamento, projetos, etc. Confirmam esse perfil as propostas do Checkvist e o Moo.do. Eles cobrem, quase que invariavelmente, as necessidades para elaboração de textos curtos.
Mas, voltanto às notas, a proposta de escrita de textos longos a partir delas está presente em ótimos aplicativos. O Scrivener é o que mais assume essa missão, pois realiza a fusão das suas notas em um texto maior. Seu layout espelha justamente esse fluxo de trabalho, partindo dos títulos, passando pelas notas e chegando finalmente ao texto longo.
Texto ou tudo?
Como foi possível notar, esse é meu uso de notas e outlines. Aliás, trata-se de uso muito particular e já cuidei do assunto em um post no passado:
Henrique CostaEstou ciente que, para as pessoas que não têm a escrita como atividade principal de suas vidas, as grandes referências para notas são o Evernote e o OneNote.
Vejo o Evernote como um repositório das informações do seu dia a dia: páginas favoritas, clipper para leitura posterior, pdfs e documentos digitalizados em geral. O programa pretende ser essa grande cesta digital, sendo que as as notas digitadas são apenas uma espécie delas. Por ser generalista, o Evernote não é minha opção.
O OneNote também não é minha opção por ter a proposta bastante semelhante ao Evernote. Esses aplicativos consideram notas como qualquer tipo de mídia, especialmente desenhos e imagens. Para mim isso não é importante. Veja como o OneNote se apresenta:
Conclusão
Tomo notas quando estou escrevendo algo. Ainda que reconheça o poder do Bear, tenho dado preferência a tomar notas diretamente no editor de texto que vou redigir o meu próprio texto. Minha preferência é por algum editor em markdown, talvez mais o iA Writer do que qualquer outro ao longo deste ano.
Elaboro outlines quando estou lendo algo. Durante muito tempo, utilizei o Dynalist para isso e foi uma ótima escolha. Com certeza está entre meus programas preferidos, especialmente em razão da sua poderosa busca. No entanto, mais recentemente, essa minha demanda tem sendo atendida também por ferramentas de anotação em pdf, como o MarginNote. Mas isso é assunto para outro post.
E você? Como toma notas ao ler e escrever?
Desmemoriado? A solução é o novo plano free do Notion.
O Notion sempre foi uma boa ferramenta de wiki. E agora tem um plano gratuito.
Cheguei a fazer um pequeno review comparando o Airtable, o Notion e o Coda. E sempre considerei que o Notion é uma ferramenta superior para organizar sua base de conhecimento.
Henrique Costa
Mas o que é uma base de conhecimento?
Existem notas descartáveis, por exemplo: lembretes e lista de tarefas. Aliás, seu objetivo e se livrar delas. De outro lado, existem notas que você quer manter por um longo período de tempo. Esse tipo de organização é conhecida como wiki e sempre foi popular em ambientes corporativos. Um bom caso de uso para um wiki é instruir um novo funcionário sobre as rotinas da empresa.
Há aplicativos estabelecidos nessa área, como o Confluence e o própio GitHub. Mas acho que sempre existiu espaço para um wiki mainstream, que viesse a intruduzir o conceito para além do ambiente corporativo ou hacker. Agora, com o plano free do Notion, finalmente essa opção existe:
O Notion sempre foi uma ótima opção, mas era muito cara. Na verdade, continua uma opção cara para o uso colaborativo (pois o preço é por usuário). A novidade é que, se você for usar o Notion sozinho, não precisa mais pagar.
Quando digo que é possível usar sozinho, isso diz respeito aos poderes de edição. Nada impede o compartilhamento do link do conteúdo (para leitura apenas), o que aliás é uma das formas mais fáceis de publicar uma página simples na internet ou mesmo um pequeno site.
Sim, o Notion é tão poderoso que resultado da publicação é bastante comparável a diversas soluções muito conhecidas no mercado. Ao menos, se sua exigência for muito grande, é possível encarar o Notion como uma ferramenta de prototipação. Assim você poderá - ao menos - colocar sua ideia no ar e colher feedback até que se decida pelo desenvolvimento do site com um investimento maior.
Outro motivo para você ter uma base de conhecimento é se trata de uma ferramenta muito complementar aos chats que usamos hoje: Whatsapp, Slack, etc. Se você está investindo apenas do descartável, talvez esteja se esquecendo de algo.
Então, desmemoriados, vejam lá o novo plano do Notion e isso deve ajudar a não esquecer aquilo que apenas achamos que aprendemos, mas terminamos esquecendo no longo prazo. E poderá também compartilhar com outras pessoas a sua base de conhecimento, prevenindo que sejam eles os desmemoriados.
Como criar aplicativos sem ser programador?
Conheça o movimento no-code e crie você mesmo seus aplicativos web.
Digamos que você tenha um problema para resolver e não encontre um aplicativo pronto no mercado. Ou então tenha encontrado um aplicativo que não acompanhou a evolução da sua demanda. Minha dica é se lembrar que:
Seu problema é resolver o problema. Contratar um desenvolvedor nem sempre é a melhor opção.
Se esse você se identifica com isso e não quer "transformar um problema em dois", pode se beneficiar de um tipo de aplicativo, cuja função é justamente criar aplicativos sem colocar a mão no código do computador.
Quero dizer: use uma solução no-code por enquanto e deixe para contratar o desenvolvedor depois. É claro que, nessa área, ninguém se torna realmente independente sem uma equipe de programadores (sim, é uma equipe). Mas também é verdade que, atualmente, você pode dar os primeiros passos sozinho.
Se você não estava atento a essa possibilidade, bem-vindo ao mundo "no-code". Caso queira entender um pouco mais sobre esse movimento, veja a lista de recomendações do blog No-code ou o post "No-code Revolution. Why now?"
Com isso em mente, preparei um recorte bem básico e no futuro vou trazer opções mais avançadas. Vamos aos concorrentes de hoje.
Airtable
O Airtable é um híbrido de planilha com base de dados. Isso quer dizer que você pode criar relacionamentos entre tabelas, sem se distanciar da visão da tabela.
Nesse sentido, supera bastante o que é possível fazer com o Excel. É realmente muito poderoso. Diversos outros aplicativos tentaram concorrer com o Airtable e simplesmente sucumbiram.
Mais um motivo para usar o Airtable é que se trata de uma empresa consolidada, cuja última rodada de investimentos somou USD 100 milhões. Desde sua primeira versão, datada de 2014, a equipe se dedicou a criar uma boa experiência nas funcionalidades centrais (e gratuitas), ao mesmo tempo em que criou uma série de ferramentas mais sofisticadas (e pagas).
Com esses novos desenvolvimentos (chamados blocks), passou a ser possível, por exemplo, criar um dashboard a partir dos dados do Airtable:
Outro ponto forte do Airtable é sua precificação, pois tem uma opção gratuita muito generosa. Como o preço não é fixado por usuário, você termina pagando apenas se tiver um grande volume de dados hospedados no aplicativo.
Notion
Enquanto o Airtable é uma solução pensada a partir de planilhas, o Notion teve sua origem, em 2016, como uma alternativa a ferramentas de produtividade tradicionais, especialmente gestão de tarefas, notas, etc.
Apesar das diferentes origens, o Notion se aproximou bastante do Airtable nas últimas versões, pois passou a comportar também planilhas. Em termos de preço, trata-se de uma alternativa cara, pois é realmente um produto premium.
Pessoalmente, acho que pagar USD 8/mês por usuário é um preço que só faz sentido se você estiver em um projeto que ganha dinheiro. De outro lado, se você já paga por vários aplicativos e deseja substituir todos eles pelo Notion, pode ser uma opção racional.
Atualização
Veja essa atualização sobre os planos do Notion:
Henrique CostaCoda
Se o Airtable pretendeu substituir as planilhas e o Notion pretendeu substituir os aplicativos de produtividade, qual seria a proposta do Coda? No meu modo de ver, o Coda veio inicialmente substituir editores de texto. Mas já faz muito mais do que isso.
Criado em 2017, o Coda teve uma abordagem mais radical que os outros, pois na plataforma cada documento é um aplicativo. Isso torna a compreensão de sua proposta de valor bem mais difícil, conforme o post de Michael Dubakov.
Sendo relativamente recente, o Coda apresentou um plano pago apenas no ano passado. O aplicativo concorre na mesma faixa de preço do Notion, com funcionalidades similares.
A diferença que vejo que o Notion veio substituir a suíte tarefas/notas e depois migrou para uma solução genérica, enquanto o Coda é uma solução que nasceu para substituir a suíte Word/Excel. Vamos considerar então que o Coda é um Google Docs melhorado, pois não tentou replicar tudo o que existia nos aplicativos da Microsoft.
Fibery
Se foi difícil definir o Coda, definir o Fibery é muito mais difícil. Isso de deve a que o Fibery, sendo uma aplicativo mais recente, é uma espécie de resposta a todos os outros. Bem, a comunidade de especialistas ainda está tentando compreender o aplicativo, conforme vemos no vídeo de Francesco D'Alessio.
Assim como a comunidade que deixou esses comentários, ainda preciso usar mais para entender o Fibery, mas já percebi que ele soluciona dois problemas: permite conectar diferentes aplicativos e cria fluxos de trabalho com mais facilidade.
Tais ferramentas são demandas de empresas maiores e não sei qual o estímulo a que os pequenos (ou seja, praticamente todos os iniciantes) optem pelo Fibery. Realmente parece existir aqui um desafio para o negócio.
Seja como for, a visão do Fibery está bem definida e é um aplicativo que vale acompanhar. Mas, se você é um iniciante, realmente não acho que seja recomendável, pois ele atende a demandas que você ainda não tem.
Atualização
Fibery vs. Coda
O blog no Fibery publicou alguns comparativos interessantes, que ajudam a entender como a ferramenta se posiciona diante da concorrência. Eles se colocam como uma solução com ênfase no mercado empresarial, em contraste com o perfil de solução pessoal atribuído ao Coda.
Embora essa possa ser uma premissa relevante para a eles (crescer com o cliente), não acho que isso tenha importância para nós. Afinal, como usuários, nossa escolha é centrada nas funcionalidades do aplicativo disponíveis hoje. Penso que se, no futuro, um aplicativo concorrente evoluir mais, o usuário acompanhará o melhor. Não acho que exista muita fidelidade nesse campo. Isso não é bom nem ruim, sendo simplesmente um fato.
Michael Dubakov
Fibery vs. Notion
Em relação ao Notion, o comparativo feito pelo Fibery é igualmente esclarecedor. De fato, o Notion toma o papel como metáfora, o que é de algum modo limitante. Mas essa escolha também é uma virtude, pois deixa a proposta do aplicativo muito clara. Por isso o Notion é muito reconhecido como uma ótima ferramenta para construir bases de conhecimento (wikis).
Michael Dubakov
Fibery vs. Airtable
No que concerne ao público alvo, o Fibery repete o mesmo posicionamento diante de toda a concorrência, defendendo sua vocação para atender equipes maiores. A diferença está em que, segundo o Fibery, o Airtable seria uma boa base de dados, ao passo que o Coda seria uma boa ferramenta apenas para desenvolvimento de aplicativos mobile. Por seu turno, o Notion seria uma boa base de conhecimento.
O review do Fibery (que é muito justo no geral) assim diagnostica a maior fragilidade do Airtable: por ser um repositório de planilhas que funciona como uma ilha, não é possível cruzar informações entre bases diferentes.
Além disso, como o Airtable trabalha com planilhas (e não com documentos), é impossível fazer uma base de conhecimento na plataforma. Definitivamente, em razão disso, o Airtable não é um bom repositório para textos, instruções, anotações, ou seja, nada que lembre um texto escrito ou uma conversa.
Michael Dubakov
Conclusão parcial
Minha opinião é que o review do Fibery compara funcionalidades (features) de forma muito microscópica. No entanto, para mim, a experiência geral é mais importante que as funcionalidades isoladamente consideradas.
Daí que, por exemplo, até que o Fibery permita a edição do tipo de campo em uma base que já foi criada, não será uma alternativa ao Airtable. Esse aspecto, por si só, demonstra a maturidade do Airtable e como é muito difícil construir algo que seja realmente comparável em termos de flexibilidade e conforto para o usuário.
Conclusão final
Sem dúvida, o Fibery é a opção que tem mais senso de humor e a que mais publica conteúdo informativo sobre a concorrência. Eles estão muito conscientes do mercado e apresentam suas supostas vantagens com muita transparência. Como não consegui ter uma conclusão melhor do que a deles, deixo aqui um resumo das recomendações do próprio Fibery:
- Airtable para substituir o Excel;
- Notion para criar bases de conhecimento (wikis); e
- Coda para escrita colaborativa, concorrendo diretamente com o Notion nessa parte.
Por fim, temos também alguns concorrentes que não estão entre os meus preferidos: Podio, que é o "avô" do Fibery; e Zenkit, que é o clone do Airtable.
Trabalhar já é difícil. Imagine prestar contas... e trabalhar. Mas é uma rotina na qual precisamos investir para que nosso trabalho seja, ao menos, mais visto pelos colegas. E isso também é importante para a melhora do trabalho de equipe. Neste post dou algumas dicas sobre como é possível organizar essa rotina com algumas ferramentas de produtividade.
Usando o Slack como área de trabalho remoto
O vídeo a seguir mostra uma rotina simplificada de como prestar contas. Capturei o telefone com o Jibble à esquerda e a respectiva equipe no Slack. Basicamente, o que o vídeo mostra é um usuário (no caso eu 🙂) navegando dentro do aplicativo do Jibble no iPhone e selecionando: In/Out → In → Confirm In.
Como é intuitivo, para que a integração funcione, o administrador precisa ter criado as contas tanto no Jibble quanto no Slack. Depois o administrador precisa convidar a equipe, por email, para fazer parte em cada um dos sistemas. Por fim, integrará os serviços, convidando o bot do Jibble para habitar a área de trabalho do Slack. Mas realmente isso só interessa ao administrador.
Do ponto de vista do usuário, ele somente receberá os convites, cadastrará suas senhas e, se desejar, também vai instalar os aplicativos nas plataformas de sua preferência. Aqui estamos demonstrando o Jibble no telefone e o Slack no computador e a rotina capturada é a que vai regitrar meu check-in.
Como a equipe do Jibble está integrada por meio do Slack, todos serão notificados, no respectivo canal, de que estou trabalhando no momento. Veja a notificação que surge no canto inferior direito da tela, ao final da linha do tempo do canal. Ao terminar, tudo o que preciso fazer é: In/Out → Out → Confirm Out.
Além do controle de ponto: o que foi efetivamente feito
Essa simples interação vai gerar informação suficiente para saber quem trabalhou, por quanto tempo e em qual frequência. Mas o sistema permite saber muito mais sobre o trabalho. Veja, por exemplo, outra equipe que tenho no Jibble, ligado a outro espaço de trabalho no Slack. Essa outra equipe já tem uma cultura estabelecida de prestação de contas com mais detalhes.
Lá foi habilitado um campo chamado "Optional Note/Task", no qual usuário informa o que pretende fazer ao iniciar seu turno de trabalho. Igualmente, ao fazer o seu check-out, o mesmo campo vai aparecer e o usuário terá a chance comentar se cumpriu ou não o que pretendia fazer.
Para usuários experientes, basta informar o que conseguiu realizar ao fazer ao check-out, sendo o primeiro registro dispensável. De outro lado, a experiência mostra que usuários menos aplicados simplesmente podem não se lembrar de fazer o check-out, deixando uma lacuna no sistema. Por isso é importante se acostumar a lançar também o que você pretende fazer ao iniciar o turno de trabalho.
Não é tema deste post, mas o Jibble tem uma série de configurações adicionais e que esperamos que usuário descubra ao usar o aplicativo. A primeira funcionalidade que o usuário notará é que sempre programo um check-out automático a cada quatro horas. O efeito prático é que o usuário "esquecido" ficará sempre marcado pelo "auto check-out" e não terá a oportunidade de registrar o que conseguiu realizar. Naturalmente, esse é um ponto negativo e que ficará registrado para futura avaliação. 😇
PS: Gostou? Quer saber mais? Veja o Help do Jibble sobre como fazer check-in sem ter que instalar o aplicativo.
Trabalhar já é difícil. Imagine prestar contas... e trabalhar. Mas é uma rotina na qual precisamos investir para que nosso trabalho seja, ao menos, mais visto pelos colegas. E isso também é importante para a melhora do trabalho de equipe. Neste post dou algumas dicas sobre como é possível organizar essa rotina com algumas ferramentas de produtividade.
Usando o Slack como área de trabalho remoto
O vídeo a seguir mostra uma rotina simplificada de como prestar contas. Capturei o telefone com o Jibble à esquerda e a respectiva equipe no Slack. Basicamente, o que o vídeo mostra é um usuário (no caso eu 🙂) navegando dentro do aplicativo do Jibble no iPhone e selecionando: In/Out → In → Confirm In.
Como é intuitivo, para que a integração funcione, o administrador precisa ter criado as contas tanto no Jibble quanto no Slack. Depois o administrador precisa convidar a equipe, por email, para fazer parte em cada um dos sistemas. Por fim, integrará os serviços, convidando o bot do Jibble para habitar a área de trabalho do Slack. Mas realmente isso só interessa ao administrador.
Do ponto de vista do usuário, ele somente receberá os convites, cadastrará suas senhas e, se desejar, também vai instalar os aplicativos nas plataformas de sua preferência. Aqui estamos demonstrando o Jibble no telefone e o Slack no computador e a rotina capturada é a que vai regitrar meu check-in.
Como a equipe do Jibble está integrada por meio do Slack, todos serão notificados, no respectivo canal, de que estou trabalhando no momento. Veja a notificação que surge no canto inferior direito da tela, ao final da linha do tempo do canal. Ao terminar, tudo o que preciso fazer é: In/Out → Out → Confirm Out.
Além do controle de ponto: o que foi efetivamente feito
Essa simples interação vai gerar informação suficiente para saber quem trabalhou, por quanto tempo e em qual frequência. Mas o sistema permite saber muito mais sobre o trabalho. Veja, por exemplo, outra equipe que tenho no Jibble, ligado a outro espaço de trabalho no Slack. Essa outra equipe já tem uma cultura estabelecida de prestação de contas com mais detalhes.
Lá foi habilitado um campo chamado "Optional Note/Task", no qual usuário informa o que pretende fazer ao iniciar seu turno de trabalho. Igualmente, ao fazer o seu check-out, o mesmo campo vai aparecer e o usuário terá a chance comentar se cumpriu ou não o que pretendia fazer.
Para usuários experientes, basta informar o que conseguiu realizar ao fazer ao check-out, sendo o primeiro registro dispensável. De outro lado, a experiência mostra que usuários menos aplicados simplesmente podem não se lembrar de fazer o check-out, deixando uma lacuna no sistema. Por isso é importante se acostumar a lançar também o que você pretende fazer ao iniciar o turno de trabalho.
Não é tema deste post, mas o Jibble tem uma série de configurações adicionais e que esperamos que usuário descubra ao usar o aplicativo. A primeira funcionalidade que o usuário notará é que sempre programo um check-out automático a cada quatro horas. O efeito prático é que o usuário "esquecido" ficará sempre marcado pelo "auto check-out" e não terá a oportunidade de registrar o que conseguiu realizar. Naturalmente, esse é um ponto negativo e que ficará registrado para futura avaliação. 😇
PS: Gostou? Quer saber mais? Veja o Help do Jibble sobre como fazer check-in sem ter que instalar o aplicativo.
Controlar o ponto de alguém é algo chato para quem cobra e para quem presta contas. Além disso, é uma atividade improdutiva, de modo que o ideal é integrar a prestação de contas à atividade de operação propriamente dita. Quanto menos fricção melhor. Quanto menos a pessoa sentir que está parando seu trabalho para prestar contas, melhor.
E, se você conseguir integrar à prestação de contas uma espécie de satisfação por ter completado uma tarefa, isso é algo também muito desejável para manter sua equipe unida e produtiva.
Criando a cultura de prestar contas
Aqui entra o título do texto e seu dilema entre fiscalizar ou estimular: timetracking (ou elaboração de timesheet) é a atividade de gerar relatórios para cobrança de serviços prestados por profissionais que trabalham por hora; enquanto o worklog é uma atividade mais simples, cujo propósito é dar visibilidade ao trabalho realizado. Outro nome que essa atividade leva, em sua variação mais simplificada, é status report. A ênfase nessas atividades varia entre fiscalizar e estimular a participação na prestação de contas.
Especialmente para as pessoas que não estão acostumadas a trabalhar por hora, o satisfação social de compartilhar uma tarefa cumprida pode ser o que faltava para aderir a uma forma de trabalhar essencial aos times remotos.
Com isso quero dizer que, para criar a cultura de prestação de contas (pelo fiscalizar), talvez a porta de entrada seja um worklog simplificado, pois meio do qual as pessoas simplesmente sintam que seu trabalho é visto e seu progresso comemorado (pelo estimular). Se esse objetivo for cumprido, você terá condições de aprimorar o fluxo de trabalho e colher mais informação sobre a produtividade da equipe, aprimorando o fluxo de trabalho.
Esses dados podem embasar uma decisão melhor na hora crítica de decidir quem fica em quem tem que sair da equipe. Ou seja, acompanhar o progresso da equipe com base em dados não é algo meramente burocrático. A coleta dessa informação é essencial para gerir a própria equipe e saber quem está indo bem e que não está.
A ferramenta adequada
Se estamos tratando de controle de ponto, estamos falando de um trabalho remunerado, o que significa também que dificilmente o aplicativo será gratuito.
No geral, um bom aplicativo para essa finalidade custa USD 4,00/mês/usuário. Pode até ser que seja gratuito, como é o Workingon, caso em que não estarão disponíveis integrações com a sua plataforma de trabalho, chat preferido, etc. Um competidor que se promove por ser gratuito é o Supdate. Uma alternativa mais madura - e que vai além do worklog motivacional - é o Idonethis. Como era de se esperar, o Idonethis não tem versão gratuita.
Se você precisa de uma solução mais orientada à cobrança de horas, considere o Toggl ou o Harvest. Particularmente, gosto muito da seleção promovida pelo Zapier, na qual constam esses dois aplicativos como os mais indicados.
Do meu ponto de vista, uma das vantagens de investir em uma ferramenta de controle de ponto remoto é se livrar de muitos emails. Por isso não vejo sentido em investir em uma solução que funcione em torno do email, como é o caso do TeamColony ou do StatusHero. Na verdade, é possível notar que todos os aplicativos mais modernos estão deixando o email de lado e construindo seu funcionamento com base em plataformas, a exemplo do Jibble ou do Jell e sua integração com o Slack.
Apesar da grande utilidade dessses aplicativos, ao aprofundar a pesquisa para escrever o post, achei muito curioso que as ferramenta sejam pouco populares no meio das startups. Seja como for, para uma lista completa, veja o ranking de recomendações da Stacklist. Fiquei com a impressão que a pessoa que trabalha dentro da startup não deve trabalhar por hora. Trabalho por hora tende a ser mais um traço de negócios já estabelecidos, o que me parece ser a razão da baixa popularidade dessa classe de aplicativos em listas de recomendação de ferramentas para startup.
Conclusão
Como você pode perceber, é bastante difícil distinguir os aplicativos que pretendem apenas manter a equipe motivada (ao compartilhar cada tarefa cumprida) daqueles aplicativos mais complexos, cuja missão é gerar relatórios para cobrança de horas. Existem muitas opções no mercado para qualquer ponto da jornada que você esteja: compartilhamento de status, registros de entrada e saída de ponto (check-in) ou mesmo a elaboração de relatórios de cobrança.
O amadurecimento da sua equipe e o seu ponto nessa jornada (se precisa aprimorar como trabalhar ou como cobrar) é que será o mais determinante na escolha do software. Opções não faltam. O mais difícil é se dar conta de qual o verdadeiro problema que você precisa resolver.